Esta calculadora suma lo que te cuesta realmente un stand en una feria presencial y pone a su lado el coste (o costo) de una participación digital, con tus cifras y no con las nuestras. Introduces el mercado, la superficie del stand, los días de feria, cuántas personas viajan y los costes unitarios; la herramienta te devuelve el total presencial, el total digital, la diferencia en dinero y en porcentaje, el coste por persona que asiste y el coste por reunión. El cálculo se hace entero en tu navegador —nada de lo que escribes llega a onMESSE ni a terceros— y todo el escenario queda guardado en la dirección de la página, de modo que el enlace que copias abre exactamente lo que estás viendo. Las cifras precargadas son, a propósito, rangos de planificación amplios, no presupuestos.
Herramienta
Casi todos los expositores saben lo que cuesta el suelo del stand. Muchos menos saben lo que cuesta la feria, porque el alquiler del espacio es solo una partida entre una docena, y las otras once llegan como facturas separadas, de proveedores distintos, repartidas a lo largo de varios meses y aprobadas por personas que nunca ven las cifras de las demás. Esta página las junta en un solo sitio, coloca al lado una participación digital y te enseña la diferencia por persona y por reunión.
La calculadora está arriba del todo y tiene dos mitades. A la izquierda describes el stand presencial: el mercado en el que expones, la superficie en metros cuadrados, cuántos días abre la feria, cuántos días de montaje y desmontaje pasa tu equipo allí, cuántas personas viajan y, después, los costes unitarios: alquiler de suelo por metro cuadrado, construcción del stand por metro cuadrado, servicios obligatorios por metro cuadrado, transporte y manipulación como una sola cifra, vuelo de ida y vuelta por persona, hotel por persona y noche, dietas y transporte local por persona y día, coste diario cargado por persona y marketing previo a la feria. Debajo describes el lado digital: la cuota de participación que te han presupuestado, la producción del perfil y los contenidos, la promoción de pago opcional y las horas por persona y día que de verdad vas a atender durante el periodo en directo. Los botones de mercado y de moneda cargan el preset correspondiente. A la derecha, un panel recalcula con cada pulsación y muestra el total presencial, el total digital, la diferencia en dinero y en porcentaje, el coste por persona que asiste en cada lado y, si fijas un objetivo de reuniones, el coste por reunión. Bajo el panel, un desglose partida por partida enseña qué filas cargan con el total, porque la respuesta a «¿adónde se fue el dinero?» casi nunca es la fila que uno espera.
Que los presupuestos de feria se desvíen es una cuestión de estructura, no de descuido. Una decena de proveedores te factura, en una decena de fechas distintas, y varios de ellos cobran cosas que nunca salieron en la conversación comercial, porque están en la normativa o el manual del expositor y no en la oferta. Esta es la lista completa, con el motivo por el que cada partida se olvida.
Las tres últimas filas explican por qué una feria que en enero parecía asumible en junio se ha pasado de presupuesto. Las aprueban personas distintas, en fechas distintas y desde partidas distintas, y solo cuadran cuando alguien por fin las suma. Sumarlas es justo para lo que sirve esta página.
Abajo tienes los rangos en los que se basa el preset de una gran feria B2B de Europa central, en euros. Son rangos, y se presentan como rangos, porque acotarlos sin las tarifas de tu organizador sería disfrazar una suposición de precisión. El preset de Europa del Sur, con el que se abre esta página, usa rangos algo más bajos: por ejemplo, 130–350 EUR por metro cuadrado de suelo, 80–550 EUR por metro cuadrado de construcción y 200–500 EUR de coste diario cargado por persona. La columna de la derecha indica el documento donde está la cifra real.
El preset de Estados Unidos no es una versión más cara del mismo esquema, sino otro esquema. Los organizadores estadounidenses suelen cotizar por pie cuadrado —un metro cuadrado son 10,76 pies cuadrados— y la manipulación dentro del recinto, que el sector llama «drayage», la factura por peso el contratista oficial de la feria y puede llegar a rivalizar con la propia factura de transporte. Si las normas laborales obligan a que el contratista oficial monte el stand, ese coste va en el campo de construcción, no en el de servicios. Para ferias en América Latina no hay un preset propio: muchos organizadores de la región cotizan en dólares, así que puedes usar el preset de Estados Unidos solo por su estructura y debes sustituir todas las cifras por las de tu organizador.
Elegir Turquía como mercado vacía todos los campos de coste en lugar de rellenarlos. Es una decisión, no un descuido. Con una inflación persistente, un valor por defecto tomado hace un año no es una aproximación al precio de hoy: es una cifra equivocada disfrazada de cifra correcta, y es más peligrosa que una casilla vacía porque no invita a comprobarla. Además, el precio por metro cuadrado de las ferias nacionales turcas varía entre organizadores y pabellones mucho más que el rango europeo. Por eso la herramienta te pide la cifra de las tarifas vigentes del organizador y muestra un aviso claro hasta que la introduces.
Una participación digital no es gratis, y una comparación que la trata como gratis no sirve para nada. La forman cuatro partidas, y la tercera es la que los expositores subestiman.
Fíjate en lo que no aparece: ni transporte, ni construcción, ni vuelos, ni hotel, ni desmontaje, ni fecha de caducidad para el perfil. Para saber qué es una feria digital y qué no es, lee qué es una feria digital.
El selector de moneda es un atajo hacia un mercado. Elegir EUR, USD o TRY carga el preset del mercado de esa moneda: la unidad, los rangos de planificación y las cifras precargadas cambian juntos, de modo que la cifra que hay bajo el símbolo siempre pertenece a ese símbolo. No convierte, y no puede dejar una cifra en euros bajo la etiqueta de liras. Una calculadora que funciona por completo en el navegador no puede consultar un tipo de cambio, y aplicar en silencio uno fijado en el código sería peor que no hacer nada: el tipo de ayer reescribiría sin avisar una cifra que estás a punto de enseñar a tu director financiero. La única ampliación: si eliges el mercado del Golfo aparecen también AED y SAR. Ambas monedas están ancladas oficialmente al dólar —1 USD = 3,6725 AED (Banco Central de los Emiratos Árabes Unidos) y 1 USD = 3,75 SAR (Banco Central de Arabia Saudí)—, así que sus presets son los rangos del Golfo en dólares a esa paridad fija, redondeados a la decena. Tus propias cifras tampoco se convierten ahí.
Un total, por sí solo, no decide nada. El trabajo de verdad lo hacen dos cifras derivadas.
El coste por reunión es donde la comparación deja de tratar de dinero y empieza a tratar de la feria. Un stand presencial bien situado y con un equipo preparado puede tener un coste por reunión más bajo que una participación digital con un perfil pobre: a la aritmética le da igual qué canal prefieras. Para dar el siguiente paso y poner los ingresos frente al coste, sigue cómo medir el ROI de una feria.
Lo normal es que esta calculadora muestre una diferencia grande a favor de la participación digital, porque los viajes y la construcción son partidas grandes que en línea no existen. Eso no convierte la feria presencial en una mala elección. La convierte en una elección cara que tiene que ganarse su precio, y hay casos en los que se lo gana con claridad.
La pregunta útil casi nunca es «cuál de las dos». Es «cuántas ferias presenciales justifica de verdad este presupuesto y qué sostiene el resto del año». Si estás sopesando esa decisión para un equipo concreto, para expositores explica cómo funciona la participación en la práctica y para agencias cubre el caso de los intermediarios.
Aquí no hay nada escondido. Todas las operaciones que hace la calculadora están abajo, para que puedas reproducirlas en una hoja de cálculo y discrepar con precisión.
dias_in_situ = dias_feria + dias_montaje
noches = dias_in_situ
suelo = m2 × suelo_m2
construccion = m2 × construccion_m2
servicios = m2 × servicios_m2
viajes = personas × (vuelo + noches × hotel + dias_in_situ × dietas)
personal_presencial = personas × dias_in_situ × coste_dia_cargado
total_presencial = suelo + construccion + servicios + transporte + viajes + personal_presencial + marketing
tarifa_hora = coste_dia_cargado ÷ 8
personal_digital = personas_digital × dias_feria × horas_dia × tarifa_hora
personas_digital
total_digital = cuota_participacion + contenidos + promocion_digital + personal_digital
diferencia = total_presencial − total_digital
diferencia_pct = diferencia ÷ total_presencial
por_persona = total ÷ personas
por_reunion = total ÷ reuniones_esperadas
Eso tiene una consecuencia que conviene decir claramente: como el escenario está en la URL, un enlace que pegues en un chat de grupo contiene tu presupuesto de stand y tu coste de personal. Es el intercambio correcto —es lo que hace que el resultado se pueda compartir—, pero dónde acaba el enlace lo decides tú, así que decídelo a conciencia.
Una diferencia en el total es el principio de la discusión, no el final. Toma el total presencial y divídelo entre las reuniones cualificadas que registraste en la última edición; si no puedes, ese dato que falta es el problema más urgente y cómo medir el ROI de una feria es el punto de partida. Después mira qué ferias están realmente en marcha en la página de ferias, comprueba qué incluye un paquete en precios y, si vendes al turismo de salud, echa un vistazo a Health onMESSE, donde cada edición muestra sus propios paquetes y su público.
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