Dieser Rechner addiert, was ein physischer Messeauftritt Ihr Unternehmen tatsächlich kostet, und stellt eine digitale Messeteilnahme daneben – mit Ihren Zahlen, nicht mit unseren. Sie geben Markt, Standfläche, Messetage, Teamgröße und die Einzelkosten ein; der Rechner liefert die Gesamtkosten des Messestands, die Gesamtkosten der digitalen Teilnahme, die Differenz in Euro und in Prozent, die Kosten pro anreisender Person und die Kosten pro Termin. Gerechnet wird ausschließlich in Ihrem Browser – keine Eingabe geht an onMESSE oder an Dritte –, und das komplette Szenario steht in der Seitenadresse: Der Link, den Sie kopieren, öffnet exakt das, was Sie gerade sehen. Die vorbelegten Werte sind bewusst breite Planungsspannen, keine Angebote.
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Die meisten Aussteller wissen, was die Standfläche kostet. Deutlich weniger wissen, was die Messe kostet – denn die Flächenmiete ist nur eine von gut einem Dutzend Positionen, und die übrigen kommen als getrennte Rechnungen von getrennten Dienstleistern, verteilt über Monate, freigegeben von Menschen, die die Zahlen der jeweils anderen nie sehen. Diese Seite führt sie an einer Stelle zusammen, stellt eine digitale Teilnahme daneben und zeigt die Differenz pro Person und pro Termin.
Der Rechner steht oben auf dieser Seite und hat zwei Hälften. Links beschreiben Sie den physischen Messestand: den Markt, in dem Sie ausstellen, die Standfläche in Quadratmetern, die Zahl der Messetage, die Auf- und Abbautage Ihres Teams vor Ort, die Zahl der Reisenden und dann die Einzelkosten – Flächenmiete pro Quadratmeter, Standbau pro Quadratmeter, Pflichtleistungen pro Quadratmeter, Fracht und Handling als Gesamtbetrag, Hin- und Rückflug pro Person, Hotel pro Person und Nacht, Verpflegung und Nahverkehr pro Person und Tag, Personal-Tagessatz zu Vollkosten und Marketing vor der Messe. Darunter beschreiben Sie die digitale Seite: die Teilnahmegebühr laut Angebot, die Produktion von Profil und Inhalten, optionale bezahlte Werbung und die Stunden pro Person und Tag, die Sie während der Live-Phase tatsächlich besetzen. Über Markt- und Währungsschaltflächen laden Sie die passende Voreinstellung. Rechts rechnet ein Panel bei jedem Tastendruck neu und zeigt die Summe physisch, die Summe digital, die Differenz in Geld und Prozent, die Kosten pro anreisender Person auf beiden Seiten und – sofern Sie ein Terminziel setzen – die Kosten pro Termin. Unter dem Panel zeigt eine Aufstellung Position für Position, welche Zeilen die Summe tragen; denn die Antwort auf die Frage „Wo ist das Geld geblieben?“ ist fast nie die Zeile, die man erwartet.
Dass Messebudgets überschritten werden, liegt an der Struktur, nicht an Nachlässigkeit. Rund zehn verschiedene Dienstleister stellen Rechnungen, zu zehn verschiedenen Terminen, und einige davon berechnen Leistungen, die im Verkaufsgespräch nie vorkamen – weil sie nicht im Angebot stehen, sondern in den Teilnahmebedingungen und im Serviceportal. Auf deutschen Messen gehören dazu typischerweise Pauschalen, die automatisch pro Quadratmeter oder pro Aussteller berechnet werden, etwa eine Medien- oder Kommunikationspauschale und der AUMA-Beitrag. Hier die vollständige Liste – und warum jede Position vergessen wird.
Die letzten drei Zeilen erklären, warum eine Messe, die im Januar bezahlbar aussah, im Juni über Budget liegt. Verschiedene Personen geben sie frei, an verschiedenen Terminen, aus verschiedenen Kostenstellen – und sie gehen erst auf, wenn jemand sie endlich addiert. Genau dieses Addieren übernimmt diese Seite.
Unten stehen die Spannen, auf denen die Voreinstellung für eine große B2B-Messe in Mitteleuropa beruht, in Euro. Es sind Spannen, und sie werden als Spannen ausgewiesen, weil ihre Eingrenzung ohne die Preisliste Ihres Veranstalters geschätzte Präzision wäre. Für Messen in Deutschland lohnt vorab ein Blick in die Messedatenbank des AUMA, des Ausstellungs- und Messe-Ausschusses der Deutschen Wirtschaft: Dort finden Sie Termine und Kennzahlen der Messen und – sofern der Veranstalter sie meldet – auch Angaben zu Standmieten. Die rechte Spalte nennt das Dokument, in dem die echte Zahl steht.
Die Voreinstellung für die USA ist anders gebaut, nicht einfach größer. Amerikanische Veranstalter rechnen meist in Quadratfuß – ein Quadratmeter sind 10,76 Quadratfuß –, und das Materialhandling auf dem Gelände, in der Branche „Drayage“ genannt, rechnet der offizielle Dienstleister der Messe nach Gewicht ab; es kann die Frachtrechnung selbst erreichen. Wo Arbeitsregeln vorschreiben, dass der offizielle Dienstleister den Stand aufbaut, gehören diese Kosten ins Feld Standbau, nicht zu den Pflichtleistungen.
Wer als Markt die Türkei wählt, bekommt leere statt vorbelegter Kostenfelder. Das ist eine Entscheidung, kein Versehen. Bei anhaltend hoher Inflation ist ein vor einem Jahr erfasster Vorgabewert keine Annäherung an den heutigen Preis, sondern eine falsche Zahl im Gewand einer richtigen – gefährlicher als ein leeres Feld, weil sie nicht zur Prüfung auffordert. Die Quadratmeterpreise türkischer Inlandsmessen schwanken zudem zwischen Veranstaltern und Hallen weit stärker als die europäische Spanne. Der Rechner fragt deshalb nach der Zahl aus der aktuellen Preisliste des Veranstalters und zeigt einen deutlichen Hinweis, bis Sie sie eingetragen haben.
Eine digitale Teilnahme ist nicht kostenlos, und ein Vergleich, der so tut, ist wertlos. Vier Positionen tragen sie – und die dritte wird von Ausstellern regelmäßig unterschätzt.
Beachten Sie, was fehlt: keine Fracht, kein Standbau, keine Flüge, kein Hotel, kein Abbau und kein Verfallsdatum für das Profil. Was eine digitale Messe ist und was nicht, erklärt Was ist eine digitale Messe?.
Die Währungsauswahl ist eine Abkürzung zu einem Markt. EUR, USD oder TRY zu wählen lädt die Voreinstellung des zugehörigen Marktes – Einheit, Planungsspannen und vorbelegte Werte wechseln gemeinsam, die Zahl unter dem Zeichen gehört also immer zu diesem Zeichen. Es wird nichts umgerechnet, und ein Euro-Betrag kann nicht unter einem Lira-Zeichen stehen bleiben. Ein Rechner, der vollständig im Browser läuft, kann keinen Wechselkurs abrufen, und einen fest eingebauten stillschweigend anzuwenden wäre schlimmer als nichts: Der Kurs von gestern würde unbemerkt eine Zahl umschreiben, die Sie gleich der Geschäftsführung vorlegen. Einzige Erweiterung: Wählen Sie den Golf-Markt, erscheinen zusätzlich AED und SAR. Beide Währungen sind amtlich an den US-Dollar gebunden – 1 USD = 3,6725 AED (Zentralbank der VAE) und 1 USD = 3,75 SAR (Saudische Zentralbank) –, ihre Voreinstellungen sind deshalb die Golf-Spannen in Dollar zu diesem festen Kurs, auf volle Zehner gerundet. Ihre eigenen Eingaben rechnet der Rechner auch dort nie um.
Eine Summe allein entscheidet nichts. Zwei abgeleitete Größen leisten die eigentliche Arbeit.
Bei den Kosten pro Termin hört der Vergleich auf, nur von Geld zu handeln, und beginnt, von der Messe zu handeln. Ein gut platzierter Stand mit einem vorbereiteten Team kann pro Termin günstiger sein als eine digitale Teilnahme mit dünnem Profil – der Rechnung ist egal, welchen Kanal Sie bevorzugen. Wenn Sie im nächsten Schritt den Kosten den Umsatz gegenüberstellen wollen, arbeiten Sie sich durch Messe-ROI richtig messen.
Meist zeigt dieser Rechner einen deutlichen Vorsprung der digitalen Teilnahme, weil Reise und Standbau große Posten sind, die online schlicht nicht anfallen. Das macht die Präsenzmesse nicht zur falschen Wahl. Es macht sie zu einer teuren Wahl, die ihren Preis verdienen muss – und es gibt Fälle, in denen sie das eindeutig tut.
Die nützliche Frage lautet selten „welches von beiden“, sondern: „Wie viele Präsenzmessen rechtfertigt dieses Budget wirklich, und was trägt den Rest des Jahres?“ Wenn Sie diese Abwägung für ein konkretes Team treffen, zeigt für Aussteller, wie die Teilnahme in der Praxis funktioniert, und für Agenturen behandelt den Fall der Vermittler.
Hier ist nichts versteckt. Jede Operation des Rechners steht unten; Sie können sie in einer Tabellenkalkulation nachbauen und genau an der Stelle widersprechen, an der Sie anderer Meinung sind.
tage_vor_ort = messetage + aufbau_abbau_tage
naechte = tage_vor_ort
flaeche = qm × flaechenmiete_qm
standbau = qm × standbau_qm
pflicht = qm × pflichtleistungen_qm
reise = personen × (flug + naechte × hotel + tage_vor_ort × verpflegung)
personal_physisch = personen × tage_vor_ort × tagessatz
summe_physisch = flaeche + standbau + pflicht + fracht + reise + personal_physisch + marketing
stundensatz = tagessatz ÷ 8
personal_digital = personen_digital × messetage × stunden_pro_tag × stundensatz
personen_digital
summe_digital = teilnahmegebuehr + content + werbung_digital + personal_digital
differenz = summe_physisch − summe_digital
differenz_prozent = differenz ÷ summe_physisch
pro_person = summe ÷ personen
pro_termin = summe ÷ erwartete_termine
Das hat eine Folge, die man klar aussprechen sollte: Weil das Szenario in der URL steht, enthält ein Link, den Sie in einen Gruppenchat stellen, Ihr Standbudget und Ihren Personal-Tagessatz. Das ist der richtige Tausch – nur so wird das Ergebnis überhaupt teilbar –, aber wo der Link landet, entscheiden Sie. Entscheiden Sie es bewusst.
Eine Differenz in der Summe ist der Anfang der Diskussion, nicht ihr Ende. Nehmen Sie die Summe physisch und teilen Sie sie durch die Zahl der qualifizierten Termine, die Sie auf der letzten Ausgabe dokumentiert haben; können Sie das nicht, ist diese fehlende Zahl das dringendere Problem, und Messe-ROI richtig messen ist der richtige Einstieg. Sehen Sie dann auf der Seite Messen nach, welche Messen tatsächlich laufen, prüfen Sie auf der Preisseite, was ein Paket enthält, und wenn Sie in den Gesundheitstourismus verkaufen, werfen Sie einen Blick auf Health onMESSE, wo jede Ausgabe ihre eigenen Pakete und ihre Zielgruppe nennt.
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